Od 1 stycznia 2027 r. numer KSeF będzie potrzebny nie tylko przy płatnościach w mechanizmie podzielonej płatności (MPP). Przy spełnieniu określonych warunków trzeba będzie podawać go również przy zwykłym przelewie za fakturę z KSeF. Wyjaśniamy, co wpisać przy zwykłym przelewie, MPP, pro formie, zaliczce i płatności za kilka faktur.
Jeżeli potrzebujesz najpierw uporządkować podstawy działania systemu, sprawdź również poradnik o obowiązkach związanych z KSeF.
Kiedy trzeba podać numer KSeF w przelewie?
- Zwykły przelew za fakturę z KSeF: jeżeli płatność jest dokonywana przez czynnego podatnika VAT na rzecz innego czynnego podatnika VAT i spełnia warunki ustawowe, trzeba podać numer KSeF faktury.
- Przelew MPP za fakturę ustrukturyzowaną: w specjalnym komunikacie MPP podajesz numer KSeF.
- Kilka faktur: zamiast kilku numerów KSeF można wykorzystać zbiorczy identyfikator KSeF.
- Zaliczka przed wystawieniem faktury: jeżeli faktura jeszcze nie została wystawiona, nie ma numeru KSeF. W komunikacie MPP w miejscu numeru faktury wpisujesz „zaliczka”.
Pro forma również nie otrzymuje numeru KSeF, ponieważ nie jest fakturą w rozumieniu ustawy o VAT.
| Sytuacja | Co podać od 1.01.2027 r.? |
| Zwykły przelew za pojedynczą fakturę ustrukturyzowaną między czynnymi podatnikami VAT | numer KSeF |
| Zwykły przelew za kilka odpowiednich faktur | zbiorczy identyfikator KSeF |
| MPP za pojedynczą fakturę ustrukturyzowaną | numer KSeF w komunikacie MPP |
| MPP za kilka e-faktur | zbiorczy identyfikator KSeF |
| Zaliczka przed wystawieniem faktury | brak numeru KSeF; przy MPP wpis „zaliczka” |
| Pro forma będąca podstawą wpłaty zaliczki | pro forma nie ma numeru KSeF; przy zaliczce MPP wpis „zaliczka” |
Numer KSeF w zwykłym przelewie od 2027 roku
To jedna z najważniejszych zmian. Numer KSeF nie będzie dotyczył wyłącznie split payment.
Od 1 stycznia 2027 r. czynny podatnik VAT dokonujący płatności za fakturę ustrukturyzowaną na rzecz innego czynnego podatnika VAT będzie miał obowiązek podania numeru KSeF faktury albo zbiorczego identyfikatora nadanego przez KSeF, jeżeli płatność odbywa się poleceniem przelewu lub innym instrumentem płatniczym pozwalającym wskazać tytuł transferu środków.
W praktyce oznacza to, że obowiązek może wystąpić również wtedy, gdy faktura nie jest opłacana w MPP. Jeżeli nie masz pewności, od kiedy i w jakim zakresie system obejmuje przedsiębiorców, zobacz także kto musi korzystać z KSeF w 2026 roku.
Przykład: faktura z KSeF i zwykły przelew
Firma A, będąca czynnym podatnikiem VAT, otrzymuje od firmy B, również czynnego podatnika VAT, fakturę ustrukturyzowaną.
Faktura nie jest opłacana w MPP. Firma A wykonuje więc zwykły przelew bankowy.
Od 1 stycznia 2027 r., jeżeli płatność spełnia warunki ustawowe, firma A powinna przy płatności podać numer KSeF tej faktury.
Czyli zasada jest prosta: brak MPP nie oznacza automatycznie braku obowiązku podania numeru KSeF.
To ważna zmiana dla firm, które do tej pory kojarzyły dodatkową identyfikację faktury przy płatności przede wszystkim z mechanizmem podzielonej płatności.
Co wpisać w komunikacie przelewu MPP od 2027 roku?
Drugi przypadek dotyczy płatności realizowanych w mechanizmie podzielonej płatności.
Od 1 stycznia 2027 r. również w komunikacie przelewu MPP przy fakturze ustrukturyzowanej będzie podawany numer KSeF faktury.
Warto więc rozdzielić dwa przypadki:
- zwykły przelew za fakturę z KSeF → przy spełnieniu warunków trzeba podać numer KSeF albo zbiorczy identyfikator KSeF,
- przelew MPP za fakturę z KSeF → numer KSeF podaje się w specjalnym komunikacie przelewu MPP.
To dwie sytuacje płatnicze, które od 2027 r. łączy konieczność prawidłowego powiązania płatności z fakturą znajdującą się w KSeF.
Czy numer KSeF oznacza obowiązek zapłaty w MPP
Nie. Obowiązek podania identyfikatora i obowiązek stosowania MPP trzeba oceniać oddzielnie. Obowiązkowy split payment dotyczy co do zasady nabycia towarów lub usług z załącznika nr 15 do ustawy o VAT, udokumentowanego fakturą, której należność ogółem przekracza 15 000 zł lub równowartość tej kwoty. MPP może być też stosowany dobrowolnie.
Faktura z KSeF nie staje się automatycznie fakturą wymagającą MPP. Z drugiej strony brak obowiązku MPP nie wyłącza obowiązku wskazania numeru KSeF przy płatności spełniającej warunki art. 108g.
Numer faktury a numer KSeF
Faktura może mieć własny numer nadany przez sprzedawcę, np.: FV/123/01/2027. Jednocześnie faktura ustrukturyzowana otrzymuje w systemie odrębny numer KSeF.
Numer KSeF nie jest numerem faktury nadanym przez sprzedawcę. Od 2027 r. przy płatności za fakturę ustrukturyzowaną w przypadkach przewidzianych przepisami potrzebny będzie właśnie numer identyfikujący dokument w KSeF.
Warto zwrócić na to uwagę, gdy dokumenty odbiera księgowość, a przelewy przygotowuje przedsiębiorca lub inny pracownik. Jeśli zestawienie do zapłaty zawiera wyłącznie numer faktury nadany przez sprzedawcę i kwotę, osoba zlecająca płatność może nie mieć wszystkich potrzebnych danych. Numer KSeF powinien być dostępny na etapie przygotowania przelewu.
Przed zmianą dobrze ustalić, jakie informacje są przekazywane między osobami obsługującymi faktury i płatności. W poradniku o tym, jak uporządkować dokumenty księgowe w firmie, opisujemy organizację dokumentacji, która pomaga zachować dostęp do potrzebnych danych.
Co z fakturą, która nie ma numeru KSeF?
Nie każda faktura musi posiadać numer KSeF. Jeżeli dany dokument zgodnie z przepisami nie podlega obowiązkowi KSeF, nie należy tworzyć ani zgadywać numeru KSeF.
Trzeba jednak uważać na faktury wystawiane w szczególnych trybach offline. Sam brak numeru KSeF w momencie otrzymania dokumentu nie zawsze oznacza, że jest to zwykła faktura „poza KSeF”. Dla faktur offline24 oraz wystawianych podczas niedostępności systemu obowiązują odrębne zasady dotyczące ich późniejszego przesłania do KSeF oraz identyfikacji podczas dokonywania płatności.
Dlatego w procesie płatności warto rozróżniać:
- fakturę ustrukturyzowaną z numerem KSeF,
- fakturę wystawioną w jednym z dopuszczonych trybów offline,
- fakturę rzeczywiście wyłączoną z KSeF,
- dokument, który w ogóle nie jest fakturą, np. pro formę.
Przy zakupach w sklepie lub na stacji paliw najpierw upewnij się, że otrzymany dokument rzeczywiście jest fakturą. Od 2027 r. sam paragon z NIP nie będzie już fakturą uproszczoną. Nie należy więc traktować go jak faktury, której brakuje jedynie numeru KSeF.
Przypisanie tej samej procedury wszystkim dokumentom bez numeru KSeF może prowadzić do błędów. Podobne problemy związane z rozpoznaniem obowiązków i organizacją pracy omawiamy w artykule o najczęstszych błędach przy wdrażaniu KSeF.
Faktura pro forma a numer KSeF i MPP
Pro forma nie jest fakturą VAT i nie otrzymuje numeru KSeF.
Jeżeli kontrahent wysyła fakturę pro formę jako informację o kwocie do zapłaty, nie należy traktować numeru pro formy jak numeru KSeF.
Co ważne, Ministerstwo Finansów wyjaśnia również, że jeśli czynny podatnik VAT wpłaca zaliczkę jeszcze przed wystawieniem faktury zaliczkowej, nie ma obowiązku podawania numeru KSeF, ponieważ faktura z takim numerem jeszcze nie istnieje.
Samo wcześniejsze wystawienie pro formy tego nie zmienia.
Zaliczka przed wystawieniem faktury i komunikat MPP
Przy wpłacie zaliczki w MPP przed wystawieniem faktury w polu numeru faktury wpisz „zaliczka”. Uzupełnij także pozostałe wymagane dane komunikatu, w tym NIP sprzedawcy i kwoty odpowiadające wpłacie.
Przykład: Firma otrzymała fakturę pro forma na 12 300 zł brutto. Na jej podstawie ma wpłacić zaliczkę przed wystawieniem faktury VAT. Faktura pro forma nie posiada numeru KSeF.
Jeżeli firma wykonuje tę wpłatę jako zaliczkę w MPP przed wystawieniem faktury VAT, w polu przeznaczonym na numer faktury wpisuje: zaliczka.
Nie wpisuje numeru pro formy jako numeru KSeF.
Kilka faktur – kiedy stosować zbiorczy identyfikator KSeF?
Przy płatności obejmującej kilka faktur nie trzeba ograniczać się do identyfikowania każdej z nich oddzielnie.
KSeF pozwala wygenerować zbiorczy identyfikator płatności dla co najmniej dwóch faktur ustrukturyzowanych wystawionych przez tego samego sprzedawcę.
Od 1 stycznia 2027 r. taki identyfikator będzie można wykorzystywać przy płatnościach między czynnymi podatnikami VAT, a także w odpowiednich płatnościach MPP.
To szczególnie istotne dla firm, które jednym przelewem regulują kilka faktur tego samego kontrahenta.
Co podać przy płatności od 1 stycznia 2027 roku?
| Dokument / płatność | MPP? | Co podać? |
| Jedna faktura ustrukturyzowana, zwykły przelew B2B spełniający warunki | Nie | numer KSeF |
| Kilka faktur ustrukturyzowanych | Nie | zbiorczy identyfikator KSeF |
| Jedna faktura ustrukturyzowana | Tak | numer KSeF w komunikacie MPP |
| Kilka e-faktur | Tak | zbiorczy identyfikator KSeF w komunikacie MPP |
| Zaliczka przed wystawieniem faktury | Tak | „zaliczka” |
| Pro forma przed fakturą zaliczkową | Tak | „zaliczka”, jeśli płatność jest zaliczką |
| Dokument rzeczywiście nieobjęty KSeF | zależnie od przypadku | nie tworzymy fikcyjnego numeru KSeF |
Co sprawdzić przed zatwierdzeniem przelewu?
Przed zatwierdzeniem płatności warto sprawdzić:
- Czy płacący i odbiorca są czynnymi podatnikami VAT?
- Czy dokument jest fakturą objętą zasadami KSeF?
- Czy faktura posiada już numer KSeF?
- Czy płacisz jedną, czy kilka faktur?
- Czy płatność odbywa się zwykłym przelewem, czy w MPP?
- Czy zamiast faktury masz tylko pro formę i wpłacasz zaliczkę?
Ta kontrola będzie istotna również w firmach, które nie wykonują danego przelewu w mechanizmie podzielonej płatności.
FAQ – Najczęstsze pytania o numer KSeF w przelewach i MPP od 2027 roku
Czy od 2027 roku numer KSeF trzeba podawać tylko przy MPP?
Nie. Od 1 stycznia 2027 r. obowiązek podawania numeru KSeF lub zbiorczego identyfikatora będzie dotyczył również określonych płatności za faktury pomiędzy czynnymi podatnikami VAT wykonywanych zwykłym przelewem lub innym instrumentem pozwalającym podać tytuł transferu.
MPP jest dodatkowym przypadkiem, w którym numer KSeF będzie podawany w specjalnym komunikacie przelewu.
Czy zwykła faktura opłacana bez MPP będzie wymagała numeru KSeF?
Tak, jeżeli jest to faktura objęta tym obowiązkiem i spełnione są ustawowe warunki płatności między czynnymi podatnikami VAT. Sam fakt, że płatność nie jest wykonywana w MPP, nie zwalnia automatycznie z podania numeru KSeF od 1 stycznia 2027 r.
Czy numer KSeF jest taki sam jak numer faktury?
Nie. Numer faktury nadaje sprzedawca, natomiast numer KSeF jest odrębnym identyfikatorem faktury w systemie.
Czy pro forma ma numer KSeF?
Nie. Pro forma nie jest fakturą w rozumieniu ustawy o VAT i nie otrzymuje numeru KSeF.
Czy przy zaliczce przed fakturą trzeba podać numer KSeF?
Nie. Jeżeli faktura zaliczkowa nie została jeszcze wystawiona, nie ma numeru KSeF do podania. Przy płatności zaliczki w MPP w miejscu numeru faktury wpisuje się „zaliczka”.
Co wpisać przy kilku fakturach z KSeF?
Można wykorzystać zbiorczy identyfikator KSeF wygenerowany dla odpowiedniego zbioru faktur.
Czy numer KSeF wpisuje się tylko w zwykłym tytule przelewu?
Sposób podania numeru zależy od rodzaju płatności. W przypadku płatności poza MPP obowiązek dotyczy podania numeru KSeF lub identyfikatora zbiorczego przy płatności dokonywanej instrumentem umożliwiającym wskazanie tytułu transferu. Natomiast w przypadku MPP numer KSeF należy wpisać w odpowiednim polu specjalnego komunikatu przelewu MPP.
Jak przygotować firmowe płatności na 2027 rok
Obowiązek podawania numeru KSeF zmieni sposób przygotowywania płatności także w firmach, które dotychczas korzystały przede wszystkim ze zwykłych przelewów. Przy zatwierdzaniu zapłaty trzeba będzie wiedzieć, jaki dokument jest rozliczany i skąd pobrać właściwy identyfikator. Sam numer faktury z zestawienia lub wiadomości od kontrahenta nie zawsze będzie wystarczający.
Najwięcej uwagi warto poświęcić miejscom, w których informacje przechodzą między osobami lub systemami. Ktoś odbiera fakturę, ktoś inny sprawdza zakup, a przelew zatwierdza właściciel firmy. Jeśli na którymś etapie zabraknie numeru KSeF albo informacji, że wpłata dotyczy dopiero zaliczki, wątpliwość pojawi się przy zlecaniu płatności. Wtedy trzeba będzie wracać do dokumentów i wyjaśniać jej podstawę.
Przed 1 stycznia 2027 r. warto prześledzić kilka typowych płatności we własnej firmie: zwykły przelew za jedną fakturę, wpłatę zaliczki oraz zapłatę za kilka dokumentów tego samego dostawcy. Sprawdź, czy osoba przygotowująca przelew ma wszystkie dane i czy oprogramowanie przekazuje je do odpowiednich pól bankowych. W razie braków ustal z księgowością i dostawcą systemu, co trzeba zmienić.
W CashDirector łączymy obsługę księgową z rozwiązaniami online do pracy z dokumentami i finansami firmy. Jeśli chcesz uporządkować współpracę z księgowym oraz sposób obsługi rozliczeń, sprawdź księgowość dla JDG w CashDirector. Przygotowanie do nowych zasad warto zacząć od ustalenia, jak faktura trafia do firmy, kto ją sprawdza i w jaki sposób na jej podstawie powstaje płatność.
Ekspertka CashDirector: Beata Morawska-Mikołajek
Beata Morawska-Mikołajek – Liderka zespołu księgowego i członkini Zespołu Ekspertów CashDirector w obszarze krajowego podatku VAT.
Specjalizuje się w księgowości uproszczonej. Od wielu lat związana z CashDirector, gdzie wspiera przedsiębiorców w codziennych rozliczeniach i kieruje pracą zespołu księgowego.
Absolwentka Politechniki Lubelskiej oraz studiów podyplomowych na Uniwersytecie Marii Curie-Skłodowskiej. W pracy łączy wiedzę podatkową z praktycznym podejściem do problemów klientów. Po godzinach odpoczywa na łonie natury oraz przy szydełkowaniu i robieniu na drutach.
Źródła:
- Ministerstwo Finansów — numer KSeF i zbiorczy identyfikator.
- Ministerstwo Finansów — mechanizm podzielonej płatności.
- Ministerstwo Finansów — zasady obowiązywania KSeF i przepisy prawne, pytanie 9 dotyczące zaliczki i pro formy.
- Ministerstwo Finansów — Podręcznik KSeF 2.0 część III, rozdział 6 o identyfikatorach zbiorczych i MPP.
- Ustawa o podatku od towarów i usług, w szczególności art. 108a i 108g; terminy stosowania oznaczeń płatności opisuje dokumentacja MF.
