Przedsiębiorcy w Polsce muszą przestrzegać wielu regulacji prawnych, zarówno w zakresie podatków, jak i ubezpieczeń społecznych. Aby upewnić się, że firmy działają zgodnie z przepisami, Urząd Skarbowy (US) oraz Zakład Ubezpieczeń Społecznych (ZUS) regularnie przeprowadzają kontrole przedsiębiorców. W tym artykule przedstawiamy najczęstsze obszary podlegające inspekcji i podpowiadamy, jak się przygotować, gdy czeka nas kontrola w firmie.
Kontrola Urzędu Skarbowego – na co zwrócić uwagę?
Kontrola Urzędu Skarbowego może obejmować różne aspekty działalności przedsiębiorcy, w tym rozliczenia podatkowe, transakcje międzynarodowe i przestrzeganie przepisów dotyczących VAT. Przed rozpoczęciem kontroli Urząd Skarbowy zawiadamia właściciela firmy o jej zakresie. Istnieją jednak wyjątki – jeśli kontrola przedsiębiorcy ma na celu wykrycie niezgłoszonej działalności gospodarczej lub nieujawnionych źródeł przychodu, fiskus może działać bez wcześniejszego powiadomienia.
Co najczęściej kontrolują organy podatkowe?
Organy kontroli skarbowej mają coraz lepsze narzędzia cyfrowe, które ułatwiają im zdobycie informacji o nierzetelnych podatnikach. Na podstawie zebranych danych mogą z dużym prawdopodobieństwem wytypować podmioty dopuszczające się naruszeń. Kontrole firm skierowane są na poszczególne obszary ich działalności.
Podatek u źródła (WHT)
Jednym z najczęściej kontrolowanych obszarów jest podatek u źródła (WHT – withholding tax). Dotyczy on transakcji międzynarodowych, w których jedną ze stron jest polski przedsiębiorca, a drugą podmiot zagraniczny. Kontrola przedsiębiorcy może obejmować weryfikację poprawności zastosowanych stawek oraz spełnienia warunków, które pozwalają uniknąć podwójnego opodatkowania. Dlatego warto odpowiednio archiwizować dokumenty potwierdzające transakcje.
Należyta staranność przy VAT
US szczególnie skrupulatnie analizuje, czy przedsiębiorca dochował należytej staranności w rozliczaniu podatku VAT. Kontrola działalności obejmuje tu m.in. weryfikację kontrahentów na tzw. białej liście VAT oraz zwrócenie uwagi na wszelkie podejrzane dokumenty. Jeśli urząd uzna, że firma nie zachowała wymaganej staranności, może odmówić prawa do odliczenia VAT.
Sprzedaż online
Przedsiębiorcy prowadzący handel internetowy również są pod szczególną obserwacją. Od 1 lipca 2024 roku, na mocy dyrektywy DAC-7, organy podatkowe mogą monitorować dane sprzedawców działających na platformach cyfrowych, jeśli ich sprzedaż przekroczyła 30 transakcji lub 2000 euro przychodu. Celem tych działań jest uszczelnienie systemu podatkowego i wykrycie nielegalnej działalności gospodarczej.
Działalność bez zysku i wysokie wydatki
Firmy, które przez dłuższy czas wykazują straty lub których wydatki znacząco przewyższają dochody, również mogą spodziewać się kontroli działalności. Urząd Skarbowy może wówczas szczegółowo przeanalizować ich księgowość, aby upewnić się, że nie dochodzi do prób unikania opodatkowania.
Jak przygotować się do kontroli organów podatkowych?
Kontrole skarbowe budzą wiele emocji, ale dobrze prowadzona księgowość i odpowiednia dokumentacja mogą znacznie ograniczyć stres z nimi związany. Współpraca z doświadczonym biurem rachunkowym może pomóc w uniknięciu błędów oraz zapewnić wsparcie w trakcie kontroli firmy. Dzięki współpracy z CashDirector przechowasz swoje dokumenty w cyfrowym archiwum i zyskasz do nich dostęp w dowolnym momencie. Co więcej, w razie potrzeby Twój księgowy lub księgowa prowadząca może reprezentować Cię przed organami kontrolnymi.
Kontrole ZUS – czego się spodziewać?
ZUS regularnie sprawdza, czy przedsiębiorcy prawidłowo wywiązują się z obowiązków składkowych. Inspektorzy ZUS najczęściej analizują:
- poprawność zgłoszeń pracowników do ubezpieczeń,
- prawidłowość umów cywilnoprawnych (czy nie powinny być umowami o pracę),
- uprawnienia do świadczeń z ubezpieczeń społecznych (np. zasiłku chorobowego).
Podczas kontroli ZUS może także zakwestionować autentyczność prowadzonej działalności. Stanie się tak, jeśli uzna, że firma została założona jedynie w celu uzyskania wyższych świadczeń. Dotyczy to zwłaszcza przedsiębiorców, którzy krótko po rejestracji działalności korzystają z wysokich zasiłków chorobowych.
Pomoc księgowego w trakcie kontroli działalności
Celem kontroli firm – podatkowych i ZUS jest eliminacja nieprawidłowości, które mogą prowadzić do strat dla budżetu państwa. Przedsiębiorcy powinni mieć świadomość najczęstszych obszarów kontroli i dbać o rzetelną dokumentację. Regularna współpraca z księgowym może znacznie ułatwić prowadzenie działalności, a jego wsparcie podczas inspekcji ochroni przed jej negatywnymi konsekwencjami.
